Voyage d'affaires au Brésil : réunions et événements à Rio de Janeiro et dans le reste du pays

Ce que nous organisons

• Des salles de réunion : une salle dans votre hôtel, un centre d’affaires près de vos rendez-vous ou un salon privé dans un restaurant, à l’heure ou à la journée.
• Des interprètes en portugais et en anglais pour les réunions, les visites de sites et les dîners. Pour le français, l’espagnol ou une autre langue, nous trouvons un interprète sur demande et le confirmons dans la proposition.
• Des dîners d’affaires : réservation du restaurant, salon privé, menu adapté aux régimes alimentaires de vos invités.
• Des événements avec des partenaires vérifiés : présentations, réceptions, soirées d’entreprise et congrès.
• Des voitures haut de gamme et blindées avec chauffeur, à la journée ou pour tout le séjour.
• Des transferts en hélicoptère, par exemple vers Angra dos Reis, Paraty ou Búzios.
• De l’aide si un problème survient pendant le voyage (voir plus bas).

Chaque prestation est assurée par un prestataire local que nous avons vérifié. Vous ne traitez qu’avec nous et recevez les coordonnées du prestataire après avoir confirmé. La plupart des voyages commencent à Rio de Janeiro ; pour des rendez-vous dans d’autres villes du Brésil, la proposition confirme ce que nous pouvons y organiser.

Une journée de rendez-vous

Nous organisons la journée autour de vos rendez-vous. La voiture vient vous chercher à l’hôtel à l’heure convenue et l’interprète vous rejoint avant le premier rendez-vous ; le soir, la table est réservée et la voiture ramène tout le monde.

Avant le voyage, nous transmettons à l’interprète votre ordre du jour et les termes techniques à connaître. Les réunions et les visites de sites se font en interprétation consécutive ; un congrès en plusieurs langues demande une interprétation simultanée, avec cabine et casques, que nous organisons avec le lieu.

Pour un dîner d’affaires, nous réservons une table ou un salon privé, transmettons les régimes alimentaires et les allergies, et pouvons demander au restaurant de remettre l’addition à l’hôte.

Des événements avec des partenaires vérifiés

La proposition précise le lieu, sa capacité, les horaires et ce qui est inclus. Pour construire un programme d’activités autour de l’événement, voir voyages incentive.

Les grands lieux de Rio

Les chiffres ci-dessous proviennent des sites des lieux eux-mêmes.

Les grands lieux se réservent tôt : la Cidade das Artes examine chaque demande, et en envoyer une ne bloque pas la date. Les grands salons remplissent aussi les hôtels. La FecomercioRJ a annoncé que l’ABAV Expo, le salon professionnel du tourisme, se tiendra à Rio chaque année de 2027 à 2032, l’édition 2028 étant prévue au Riocentro en octobre.

Voitures et hélicoptères

Une voiture avec chauffeur à la journée convient bien à un programme de rendez-vous. Si votre entreprise exige une voiture blindée, la proposition indique son niveau de protection : voir voitures haut de gamme et blindées. Une délégation peut se déplacer en autocar : voir transferts de groupe.

Pour un rendez-vous hors de la ville ou un week-end à Angra dos Reis, Paraty ou Búzios, un transfert en hélicoptère remplace la route. Nous le réservons auprès d’une compagnie certifiée par l’ANAC, l’agence brésilienne de l’aviation civile, pour le transport aérien en hélicoptère selon le RBAC 135. Voir vols en hélicoptère.

En cas de problème

Notre équipe travaille de 8 h à 20 h, heure de Rio, et vous pouvez nous écrire à toute heure. En cas d’urgence, appelez d’abord les secours : le 190 pour la police, le 192 pour une ambulance, le 193 pour les pompiers.

Selon la résolution ANAC 400/2016, la compagnie aérienne dispose de 7 jours au plus pour restituer un bagage sur un vol intérieur, et de 21 jours au plus sur un vol international. Conservez la déclaration de perte de bagage et les reçus de ce que vous achetez pendant l’attente, et contactez votre assureur voyage si vous en avez un. Cette section donne des repères pratiques et ne constitue pas un conseil juridique.

Ce que nous ne faisons pas

Nous prenons en charge la logistique du voyage. Nous ne proposons pas de conseil pour l’entrée sur le marché, nous ne cherchons ni fournisseurs ni partenaires commerciaux, et nous ne donnons pas de conseil juridique ou fiscal ; pour cela, adressez-vous à un cabinet spécialisé, et nous organisons le voyage en fonction de son calendrier.

Ce qu’il faut nous envoyer

• Les dates, les villes et le nombre de voyageurs, ainsi que les vols et les hôtels s’ils sont déjà réservés.
• Le planning des rendez-vous et les adresses, ou le type d’événement et le nombre d’invités.
• Les langues, et le nombre d’heures par jour pendant lesquelles il vous faut un interprète.
• Les voitures nécessaires (blindées ou non), les régimes alimentaires et les besoins liés à la mobilité.

Taille du groupe et conditions

Nous travaillons aussi bien pour un dirigeant seul que pour une délégation. Les réservations de groupe commencent à environ 10 personnes. À partir de 50 personnes, nous travaillons avec un grand partenaire réceptif local, et vous gardez un seul interlocuteur dans notre équipe. Notre commission est déjà incluse dans le prix. Les conditions et le paiement figurent dans la proposition ; vous ne payez rien avant de confirmer. Les voitures et les transferts peuvent être annulés sans frais jusqu’à 48 heures avant le service, et une date peut être déplacée une fois sans frais avec un préavis de 48 heures si le prestataire a un autre créneau.

Écrivez-nous avec vos dates et votre programme. Pour en savoir plus : comment nous travaillons ; les agences qui réservent pour des clients entreprises peuvent consulter la page agences de voyages.