Geschäftsreisen nach Rio de Janeiro und Brasilien: Meetings und Events

Was wir organisieren

• Besprechungsräume: ein Raum in Ihrem Hotel, ein Businesscenter in der Nähe Ihrer Termine oder ein separater Raum in einem Restaurant, stundenweise oder für den ganzen Tag.
• Dolmetscher für Portugiesisch und Englisch bei Meetings, Standortbesuchen und Abendessen. Für Deutsch, Spanisch oder eine andere Sprache suchen wir auf Anfrage einen Dolmetscher und bestätigen ihn im Angebot.
• Geschäftsessen: Tischreservierung, ein separater Raum, ein Menü passend zu den Ernährungswünschen Ihrer Gäste.
• Events über geprüfte Partner: Präsentationen, Empfänge, Firmenfeiern und Konferenzen.
• Chauffeurservice mit Business-Limousinen oder gepanzerten Fahrzeugen, tageweise oder für den ganzen Aufenthalt.
• Hubschraubertransfers, zum Beispiel nach Angra dos Reis, Paraty oder Búzios.
• Hilfe, wenn während der Reise etwas schiefgeht (siehe unten).

Jede Leistung erbringt ein geprüfter Anbieter vor Ort. Sie haben es nur mit uns zu tun und erhalten die Kontaktdaten des Anbieters nach Ihrer Bestätigung. Die meisten Reisen beginnen in Rio de Janeiro; für Meetings in anderen Städten Brasiliens bestätigt das Angebot, was wir dort organisieren können.

Ein Tag mit Meetings

Wir planen den Tag um Ihre Termine herum. Das Auto holt Sie zur vereinbarten Zeit im Hotel ab, der Dolmetscher kommt vor dem ersten Meeting dazu, und am Abend ist der Tisch reserviert und das Auto bringt alle zurück.

Vor der Reise schicken wir dem Dolmetscher Ihre Agenda und die Fachbegriffe, die vorkommen werden. Bei Meetings und Standortbesuchen wird konsekutiv gedolmetscht; eine Konferenz in mehreren Sprachen braucht Simultandolmetschen mit Kabine und Kopfhörern, das wir mit dem Veranstaltungsort organisieren.

Für ein Geschäftsessen reservieren wir einen Tisch oder einen separaten Raum, geben Ernährungswünsche und Allergien weiter und können das Restaurant bitten, die Rechnung dem Gastgeber zu bringen.

Events über geprüfte Partner

Das Angebot nennt den Veranstaltungsort, seine Kapazität, die Zeiten und die enthaltenen Leistungen. Wie Sie rund um das Event ein Programm mit Erlebnissen aufbauen, lesen Sie unter Incentive-Reisen.

Große Veranstaltungsorte in Rio

Die folgenden Zahlen stammen von den Websites der Veranstaltungsorte selbst.

Große Veranstaltungsorte sind früh ausgebucht: Die Cidade das Artes prüft jede Anfrage einzeln, und eine Anfrage hält das Datum noch nicht frei. Auch große Messen füllen die Hotels. FecomércioRJ hat angekündigt, dass die ABAV Expo, die Fachmesse der Reisebranche, von 2027 bis 2032 jedes Jahr in Rio stattfindet; die Ausgabe 2028 wird im Oktober im Riocentro erwartet.

Fahrzeuge und Hubschrauber

Ein Auto mit Fahrer für den ganzen Tag passt zu einem Tag voller Meetings. Verlangt Ihr Unternehmen ein gepanzertes Fahrzeug, nennt das Angebot seine Schutzklasse: siehe Business-Limousinen und gepanzerte Fahrzeuge. Eine Delegation kann im Reisebus fahren: siehe Gruppentransfers.

Für ein Meeting außerhalb der Stadt oder ein Wochenende in Angra dos Reis, Paraty oder Búzios ersetzt ein Hubschraubertransfer die Fahrt mit dem Auto. Wir buchen ihn bei einem Unternehmen, das von der ANAC, der brasilianischen Zivilluftfahrtbehörde, für den Lufttransport mit Hubschraubern nach RBAC 135 zertifiziert ist. Siehe Hubschrauberflüge.

Wenn etwas schiefgeht

Unser Team arbeitet von 8:00 bis 20:00 Uhr Ortszeit Rio de Janeiro, und schreiben können Sie uns jederzeit. Im Notfall rufen Sie zuerst die Notdienste an: 190 für die Polizei, 192 für den Rettungsdienst, 193 für die Feuerwehr.

Nach der ANAC-Resolution 400/2016 hat die Fluggesellschaft bei Inlandsflügen bis zu 7 Tage Zeit, ein Gepäckstück zurückzugeben, bei internationalen Flügen bis zu 21 Tage. Bewahren Sie die Verlustmeldung und die Belege für alles auf, was Sie in der Wartezeit kaufen, und rufen Sie Ihre Reiseversicherung an, falls Sie eine haben. Dieser Abschnitt gibt praktische Hinweise und ist keine Rechtsberatung.

Was wir nicht übernehmen

Wir kümmern uns um die Logistik der Reise. Beratung zum Markteintritt, die Suche nach Lieferanten oder Geschäftspartnern sowie Rechts- oder Steuerberatung bieten wir nicht an; dafür wenden Sie sich an eine spezialisierte Firma, und wir planen die Reise um deren Zeitplan herum.

Was Sie uns schicken sollten

• Reisedaten, Städte und die Zahl der Reisenden, dazu Flüge und Hotels, falls schon gebucht.
• Terminplan und Adressen der Meetings oder die Art des Events und die Zahl der Gäste.
• Sprachen und wie viele Stunden am Tag Sie einen Dolmetscher brauchen.
• Die benötigten Fahrzeuge (gepanzert oder nicht), Ernährungswünsche und eingeschränkte Mobilität.

Gruppengröße und Bedingungen

Wir arbeiten für einzelne Führungskräfte ebenso wie für Delegationen. Gruppenbuchungen sind ab etwa 10 Personen möglich. Gruppen ab 50 Personen betreuen wir gemeinsam mit einem großen lokalen Incoming-Partner, und Sie behalten einen Ansprechpartner in unserem Team. Unsere Provision ist bereits im Preis enthalten. Bedingungen und Zahlung stehen im Angebot; vor Ihrer Bestätigung zahlen Sie nichts. Fahrzeuge und Transfers lassen sich bis 48 Stunden vor der Leistung kostenfrei stornieren, und ein Termin kann einmal kostenfrei verschoben werden, wenn Sie uns 48 Stunden vorher Bescheid geben und der Anbieter einen anderen Termin frei hat.

Schreiben Sie uns mit Ihren Reisedaten und Ihrem Terminplan. Mehr dazu unter So arbeiten wir; Reisebüros, die für Firmenkunden buchen, finden ihre Konditionen unter Für Reisebüros.